メール送信機能の利用案について。
文書・図面管理システムに限らず、どんなアプリケーションでも実装されている機能で、”メールで送る”というのがある。ブラウザにもオフィスアプリにもほぼ例外なく実装されている。
「ここはひとつ文書リンクを飛ばすくらいはできるようにすべきである」とおぼろげながら考えている。コメントを付けて文書リンク付きのメールを飛ばし、配布先と日時を文書に記録しておけば「なんとなくISOの記録としても使えそうではある」。まどろっこしいワークフローとか電子承認、電子捺印なんて、手続きだけで仕事しているような錯覚をさせる”嫌な感じの文化”であるが、メールを飛ばして配布先を記録しておくくらいのライトな仕様なら作っても良いような気がしてくる。
文書情報タブにメール送信フォームを追加して、Subject欄のデフォルトは文書タイトル、コメント欄（本文）と配布先選択のためのフリップフロップインタフェースを追加するか。メール送信と同時に、更新履歴レコードとして保存し、更新履歴タブで参照できるようにすれば完璧かな。
”メールの送受信履歴を参照して仕事の流れを確認すること”って良くあるので、文書や図面をベースにして履歴の確認で仕事を進めるっていうのもアリかなぁと。今はむしろ個人でやり取りしているメールの添付ファイルが正のデータになっている実態があって、文書・図面管理システムへの登録をわざわざ行うっていうノリになっているので、文書管理システムでメールの送受信や改訂履歴を管理してしまえばすっきりと一本化できる可能性がある。
そういえば、自分の会社では中国のスタッフと東京支店、本社スタッフ、顧客企業のデータ送受信にFTPとメールを使っていたそうだが、かなり情報が錯綜し、加工指示や更新履歴の管理に苦労したという話があった。図面管理ASPは、新日鉄のNSXPRES.comなど大手エンジニアリングメーカが運営しているのであるが、確かにこういったネット上のコラボレーションのニーズはあるのだろう。
以前、LotusNotesを使って文書・図面管理システムを開発した際に上記と同様のモノを作った。
文書登録時に、関係するユーザ名にチェックを付けて保存すると、登録通知メールが飛ぶという仕組みである。
コメントも付けることができ、更新情報掲示板に掲載する。個人用のメールボックスをDB上に設置しており、同様の情報をココにも蓄積するようにしていた。文書にも更新履歴をロギングしていたため、文書から眺めても更新履歴を追えるし、メールボックスでも何が更新されたかを確認できた。
うーん、そう考えると同じことを品を変えてやってるだけか・・・進歩ないなぁ（汗）
何か利用度の高い、生産性に寄与するようなやり方がないかなぁ。
